W pracy biurowej wykonuje się wiele zadań, które wymagają różnorodnych umiejętności. Większość osób wpisuje jednak w swoje CV do biura podobne sformułowania, które nie zwracają niczyjej uwagi. Na pewno zależy Ci na tym, żeby się wyróżnić i pokazać jako profesjonalista, dzięki czemu zyskasz szansę na otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, a następnie na negocjowanie wynagrodzenia i warunków zatrudnienia. Zobacz, jak krok po kroku napisać list motywacyjny i CV pracownika biurowego.

Z teof artykułu dowiesz się:

CV pracownik biurowy

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i wykorzystaj nasz kreator CV!

Stwórz CV

Od czego zacząć pisanie CV pracownika biurowego? 

Podsumowanie zawodowe (inaczej cel lub profil zawodowy) jest doskonałym wstępem każdego profesjonalnego CV do pracy biurowej. Jeżeli już na samym początku przyciągniesz uwagę rekrutera kilkoma chwytliwymi zdaniami, zyskasz szansę, że zostaniesz zapamiętany. Kiedy na jedno stanowisko aplikuje wiele osób, tylko najlepiej dopracowane CV zostają przeczytane w całości. Profil zawodowy powinien znajdować się na górze dokumentu

Co wpisać w podsumowaniu zawodowym? CV administracja

Profesjonalny wzór celu zawodowego pracownika biurowego powinien zawierać krótki opis jego kluczowych umiejętności, doświadczenia zawodowego oraz cech, które sprawiają, że jest wartościowym pracownikiem. Oto kilka wskazówek, co można uwzględnić:

  1. Doświadczenie zawodowe. Napisz, kim jesteś i podkreśl, ile lat doświadczenia posiadasz. Jeżeli dopiero zaczynasz swoją karierę, skup się na podaniu wykształcenia. 
  1. Umiejętności techniczne. Wskaż znajomość konkretnych programów biurowych, takich jak: Microsoft 365, Open Office, Power BI. Wskaż, w jakim stopniu znasz systemy zarządzania bazami danych, obsługę urządzeń biurowych itp.
  1. Umiejętności miękkie. Opisz kompetencje, takie jak umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, organizacja pracy, zarządzanie czasem, umiejętność rozwiązywania problemów. Kieruj się tym, czego oczekuje się od kandydata i dopasuj do tego swoje CV do biura czy urzędu. 
  1. Osiągnięcia. Jeśli to możliwe, wspomnij o konkretnych osiągnięciach, np. usprawnieniu procesów biurowych, zarządzaniu dużymi projektami czy o trafionych pomysłach. Możesz używać liczb, które dobrze obrazują Twój wpływ na rozwój firmy. 

CV pracownik administracyjno-biurowy – wzory profilu zawodowego 

List motywacyjny do biura

„Jako zorganizowany pracownik biurowy z 3-letnim doświadczeniem, specjalizuję się w administracji i tworzeniu baz danych. Efektywnie zarządzam czasem, organizuję spotkania i koordynuję harmonogramy. Posługuję się biegle językiem angielskim oraz narzędziami takimi jak: Excel, Power BI i CRM. Moim celem jest dalszy rozwój, szczególnie w dziedzinie analizy danych”. 

“Jako magister administracji Uniwersytetu Szczecińskiego, jestem pełna entuzjazmu do rozpoczęcia mojej kariery jako pracownik biurowy. Znam biegle programy LibreOffice, Excel i Power Pivot. Mówię i piszę po angielsku na poziomie C1. Jestem gotowa wykorzystać moją wiedzę teoretyczną i zapał do nauki w praktyce. Chciałabym rozwijać swoje umiejętności z zakresu obsługi klienta i zarządzania projektami”.

CV pracownik biurowy – sekcja z doświadczeniem

Wpisz okresy pracy, określając daty w miesiącach i latach. Skup się tylko na pozycjach związanych ze stanowiskiem, na które aplikujesz. Pomiń zajęcia sezonowe lub te, w których nie wykonywałeś żadnych zadań istotnych dla CV pracownika biurowego.

Pamiętaj, by dostosować zakres obowiązków do tego, co zostało wyróżnione w ogłoszeniu. Tym samym zwiększysz swoje szanse, by otrzymać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

List motywacyjny pracownik biurowy

CV pracownik biurowy – spraw, żeby pracodawca zauważył Twoje doświadczenie

Jeśli piszesz CV po angielsku, dodaj krótki opis firm, pomoże to zagranicznym pracodawcom kompleksowo zapoznać się z Twoją kandydaturą. 

Wiele osób opisuje w swoim CV jedynie bardzo popularne obowiązki, które każdy rekruter widział podczas przeglądania życiorysów już setki razy. Możesz pisać w pierwszej osobie liczny pojedynczej (np. przygotowywałem zestawienia, zamiast przygotowywanie zestawień). Sprawi to, że Twoje CV pracownika biurowego będzie bardziej spersonalizowane. 

Podział na zadania główne i dodatkowe pomoże usystematyzować całą treść. 

Jeżeli dodasz opis swoich najważniejszych osiągnięć, stworzysz idealne CV, które przedstawi Cię jako profesjonalistę, który dąży do wyznaczonego celu.  

Praca w biurze – co trzeba umieć? Przykładowy opis obowiązków

Główne obowiązki:

  • zarządzałem dokumentacją kadrową
  • redagowałem pisma
  • prowadziłem rozmowy telefoniczne po angielsku
  • odbierałem, nadawałem i sortowałem korespondencję
  • przygotowywałem faktury i prowadziłem ewidencję wydatków
  • przygotowywałem kompleksowe oferty sprzedażowe
  • monitorowałem i raportowałem postępy finansowe
  • obsługiwałem kalendarz spotkań zarządu 
  • wprowadzałem i analizowałem dane
  • generowałem raporty i zestawienia
  • tworzyłem prezentacje

Dodatkowe obowiązki:

  • archiwizowałem dokumenty
  • monitorowałem stan zaopatrzenia biurowego
  • zarządzałem umowami serwisowymi
  • obsługiwałem sprzęt biurowy (komputer, projektory, kserokopiarki)
  • kopiowałem i skanowałem dokumenty 
  • koordynowałem obieg informacji między działami firmy
  • obsługiwałem pocztę przychodzącą, odpowiadałem na pytania klientów
  • planowałem spotkania i przygotowywałem sale konferencyjne
Obowiązki po angielsku – CV wzór pracownik biurowy 
  • Performing clerical duties including typing and filing;
  • maintaining filing systems;
  • extensive written assistance provided to English-speaking customers;
  • effective contact with the customers via emails and phone;
  • providing reliable and accurate information in response to questions and problems presented by customers;
  • maintaining efficient circulation of documents;
  • generating shipping documents and transferring them to the warehouse;
  • handling complaints.
CV praca biurowa

CV pracownik biurowy – dodaj swoje osiągnięcia w sekcji z doświadczeniem 

Jeżeli zastanawiasz się, jak napisać CV pracownika biurowego, które od razu wyróżni Cię na tle innych, sięgnij po proste rozwiązanie. Dodaj w sekcji z doświadczeniem swój sukces, który osiągnąłeś na poprzednim stanowisku. Wpisz jedną lub dwie pozycje. 

Pamiętaj, że pracodawca ma na zapoznanie się z życiorysami kandydatów niewiele czasu, dlatego te dokumenty powinny być bardzo zwięzłe. Kiedy chcesz pochwalić się większą liczbą swoich osiągnięć, napisz list motywacyjny na pracownika biurowego. 

CV pracownik biurowy – przykładowy opis sukcesów 

„Przeprowadziłem szkolenie z obsługi nowego systemu CRM dla 20 pracowników, co znacząco poprawiło efektywność zarządzania relacjami z klientami”.

„Wprowadziłem nowy system zarządzania bazą danych, który poprawił dokładność i dostępność danych o 40%”.

„Zainicjowałem i koordynowałem cykliczne spotkania działów, co poprawiło przepływ informacji i współpracę między zespołami”.

Umiejętności pracownika biurowego – jak je wpisać?

Wiele osób tworząc tę rubrykę, stosuje powtarzalny schemat, pisząc: “znajomość pakietu Office”, “komunikatywność”. Nie ma w tym nic złego i nie jest to błędem. Jednak warto wpisać w Curriculum Vitae te same lub podobne pozycje, które znajdują się w ogłoszeniu o pracę, wtedy rekruter od razu zobaczy Twoje dopasowanie do danego stanowiska. Wymień jedynie kilka pozycji, by dokument zmieścił się na jednej stronie A4.

W swoim CV pracownika biurowego uwzględnij kompetencje twarde i określ poziom biegłości (np. język angielski poziom B2). Nie zapominaj też o Twoich cechach charakteru świadczących o profesjonalizmie. 

Umiejętności w CV pracownik biurowy – wzór 

Umiejętności, które możesz wpisać w CV pracownika biurowego, obejmują bardzo szeroki zakres. To zarówno kompetencje twarde, jak i miękkie, które usprawnią codzienne czynności oraz pomogą w radzeniu sobie z trudnymi sytuacjami.

Oto przykładowy opis umiejętności w CV do urzędu lub biura.

Umiejętności twarde:

  • znajomość języka angielskiego na poziomie (A1, A2, B1, B2, C1, C2 lub bardzo dobra, biegła itp.);
  • biegła znajomość Excel;
  • bardzo dobra obsługa Microsoft Dynamics 365;
  • obsługa baz danych w MS Access;
  • bardzo dobra znajomość Power BI;
  • biegła obsługa Google Docs;
  • zaawansowana znajomość Microsoft Project;
  • praktyczna znajomość oprogramowania Symfonia;
  • praktyczna znajomość obowiązujących przepisów (np. prawa pracy, prawa telekomunikacyjnego itd.). 

Umiejętności miękkie:

  • doskonała organizacja pracy;
  • wielozadaniowość;
  • doskonałe umiejętności interpersonalne;
  • umiejętność negocjacji;
  • systematyczność i terminowość;
  • budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z klientami i partnerami biznesowymi.
Pracownik biurowy CV

Jak opisać wykształcenie? Czy kursy są przydatne?

Jeżeli skończyłeś studia, pomiń szkołę średnią. Kiedy jesteś po liceum bądź technikum, uwzględnij to w Twoim CV dla pracownika biurowego. Kiedy chcesz wpisać kilka pozycji, na górze umieść najnowszą. 

Kursy i szkolenia z zakresu obsługi podstawowych programów biurowych udowodnią pracodawcy, że naprawdę znasz się dobrze na ich obsłudze. W większości przypadków tego typu certyfikaty są płatne, jednak warto zainwestować w swój rozwój. Przykładowo, kursy Excel mogą być dostosowane do poszczególnych branż, jak logistyka, human resources, rachunkowość i finanse, czy księgowość. Będzie to cenny wpis w CV do pracy biurowej. 

Jeżeli posiadasz wykształcenie średnie i ukończyłeś szkolenia, które przygotowują do wykonywania ważnych zadań w pracy na stanowisku biurowym, podkreśl to, a zwiększysz swoje szanse na zdobycie zatrudnienia. 

CV pracownik biurowy – jakie studia będą najbardziej wartościowe? 

Aplikując na stanowisko pracownika biurowego, powinieneś posiadać przede wszystkim umiejętności, jednak wykształcenie wyższe będzie ogromnym atutem. Ta sekcja powinna zawierać studia, jakie ukończyłeś. 

Kierunki, które będą szczególnie cenne to:

  • administracja;
  • biznes i administracja;
  • księgowość;
  • zarządzanie;
  • ekonomia.

Doskonałym pomysłem będą też studia podyplomowe, do ich podjęcia powinieneś posiadać dyplom studiów wyższych na dowolnym kierunku. Jeżeli ukończyłeś kształcenie podyplomowe, musisz je wpisać w CV pracownika biurowego. 

Popularne kierunki studiów podyplomowych to m.in.:

  • organizacja i zarządzanie pracą w biurze; 
  • administracja publiczna.

Jeżeli nie ukończyłeś studiów, możesz nabyć wiedzę w szkole policealnej. Nie zdobędziesz po niej tytułu licencjata ani magistra, jednak warto wspomnieć o posiadanym tytule technika, a kompetencje potwierdzić zdanym państwowym egzaminem zawodowym. 

Oferowane kierunki szkół policealnych w tej dziedzinie to:

  • technik administracji,
  • technik archiwista, 
  • technik BHP.

Zachęcamy do przeglądania innych artykułów na naszym portalu:
CV dietetyk i list motywacyjny – jak wyróżnić się na rynku pracy?
CV fotografa – jak możesz zachęcić pracodawcę do sprawdzenia Twojej twórczości?
CV niania i opiekunka w żłobku – wszystko, co musisz wiedzieć
CV nauczyciela i list motywacyjny do szkoły – jak napisać efektywne dokumenty aplikacyjne?
CV sprzątaczka, list motywacyjny i podanie o pracę sprzątaczka – dlaczego warto je napisać? 

CV pracownik administracyjno-biurowy – wzór i przykłady sekcji z wykształceniem 

CV do biura

Przykład 1:

10.2022-06.2023 Warszawska Szkoła Zarządzania
Studia podyplomowe: “Organizacja i zarządzanie pracą w biurze”

10.2016-06.2021 Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
Kierunek: Filologia angielska
Uzyskany tytuł: Magister

Przykład 2: 

2018-2020 Szkoła Policealna Żak
Kierunek: Technik archiwista

2013-2017 XVI Liceum Ogólnokształcące w Lesznie

Zainteresowania w CV praca biurowa – czy trzeba je podawać? 

Ta sekcja CV nie jest obowiązkowa. Możesz jednak uzupełnić ją w interesujący sposób. Osoby mające małe doświadczenie, które dopiero rozpoczynają ścieżkę zawodową, powinny zaciekawić pracodawców swoją osobowością. Z kolei, jeśli Twój życiorys jest już bardzo długi, pomiń podawanie hobby. 

CV pracownik biurowy wzór sekcji z zainteresowaniami

“Szachy od zawsze były moją pasją. W wolnym czasie często biorę udział w turniejach szachowych online”.
“Od trzech lat tworzę bloga o tematyce podróżniczej, umieszczam na nim również moje autorskie fotografie”.

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i wykorzystaj nasz kreator CV!

Stwórz CV

List motywacyjny pracownik biurowy – 5 praktycznych porad 

  1. Nie kopiuj informacji z życiorysu. To dwa różne dokumenty, list motywacyjny pracownika biurowego powinien mieć bardziej spersonalizowaną formę i bezpośrednio przedstawiać zainteresowanie konkretnym stanowiskiem. 
  1. Podkreśl swoje umiejętności miękkie, ponieważ pracownik biurowy musi wykazywać się doskonałymi kompetencjami komunikacyjnymi, organizacyjnymi oraz zdolnością do pracy zespołowej. Uwydatnij te cechy, dając przykłady sytuacji, w których zostały one wykorzystane.
  1. Zaprezentuj sukcesy, dzięki czemu pokażesz pracodawcy, że Twoje działania przynoszą prawdziwie opłacalne efekty. W liście motywacyjnym pracownika biurowego masz więcej miejsca na wnikliwe zaprezentowanie swojej skuteczności. 
  1. Wykaż znajomość firmy i branży, nawet krótka wzmianka o firmie i jej wartościach może pokazać Twoje zaangażowanie i zainteresowanie.
  1. Pamiętaj o klauzuli RODO zarówno w CV, jak i liście motywacyjnym na stanowisko administracyjne. Możesz użyć rozbudowanej formuły z podstawą prawną, bądź uproszczonej wersji: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko”.